Hoy en día, la gestión de documentos está entrando en la era digital. Es lo que se conoce como Gestión Electrónica de Documentos (GED o Sistema de Gestión de Documentos SAP DMS).
Además, los objetivos de esta nueva tecnología son numerosos:
Cabe mencionar que SAP tiene su propio DMS integrado en su paquete de software. Se trata de un módulo estándar en las soluciones SAP.
Ofrece varias funcionalidades para la gestión y explotación de documentos.
SAP DMS: ¿Qué transacciones deben utilizarse?
Las operaciones funcionales relacionadas con la gestión de la documentación son las siguientes:
Además, también se puede acceder a cada una de estas transacciones a través del árbol de menús de SAP:
Es bueno saberlo
En SAP, el término "documento" designa un objeto técnico al que pueden adjuntarse ficheros. No confundir con "expediente". Es importante tener en cuenta esta información porque muchos principiantes caen en la trampa...
Las diferentes funcionalidades del Sistema de Gestión Documental SAP DMS
Así, utilizando el sistema de gestión de documentos que ofrece SAP, tendrá acceso a numerosas funciones:
Gestión de metadatos
En primer lugar, los Metadatos le permitirán gestionar diferentes informaciones relacionadas con los documentos: el estado de los documentos, los números de versión, las diferentes fechas (fecha de creación, fecha de fin de validez...), la clasificación, las características etc...
Flujo de trabajo y procesos
Además, SAP DMS le permitirá gestionar sus diferentes flujos de trabajo, teniendo la posibilidad de basarse en plantillas de documentos predefinidas. Además, esta solución también le dará la posibilidad de gestionar los procesos de aprobación de documentos.
Derechos y permisos
De hecho, ¿quién mejor que SAP para gestionar los derechos y autorizaciones de los usuarios? Gracias al sistema de derechos y autorizaciones de SAP, podrá limitar el acceso a determinados documentos, gestionar posibles acciones y también definir aprobadores, etc.
SAP DMS: Ciclo de vida de los documentos
De hecho, un documento es una entidad "viva" que sigue su propio ciclo vital. Con SAP DMS, podrá gestionar y seguir la evolución de sus documentos a lo largo de su ciclo de vida.
De forma genérica, las sucesivas etapas de la vida de un documento pueden representarse a través de cuatro etapas principales:
Creación
En primer lugar, la fase de creación. El documento está diseñado para satisfacer una necesidad concreta (procedimientos, instrucciones, registros, etc.).
Validación
Después viene la fase de validación. El responsable del proceso aprueba o rechaza el documento creado.
Distribución
Una vez validado el documento, puede compartirse con los usuarios pertinentes.
Archivo
Por último, el documento llega a su destino final: el archivo.
Interfaz con el sistema de gestión de documentos SAP DMS
Por último, si utiliza SAP, ya dispone de un DMS. A través de la gestión informatizada de documentos que ofrece SAP, tendrá acceso a las principales funcionalidades del sector.
Sin embargo, también es posible utilizar una solución de terceros para ampliar la gama de funcionalidades y hacer más divertido su uso. De hecho, estas soluciones suelen ser más sencillas y fáciles de utilizar porque son más "amigables" para el usuario.
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Pierre Balbinot
Consultor funcional SAP, experto en EAM (Enterprise Asset Management) y PP (Production Planning).
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