Aujourd’hui, la gestion de la documentation passe à l’ère numérique. En effet, on parle alors de Gestion Électronique des Documents (connu sous l’abréviation GED ou encore SAP DMS Document Management System, en anglais).
En outre, les objectifs de cette nouvelle technologie sont nombreux:
Mentionnons que SAP possède son propre DMS intégré à son progiciel. C’est un module qui est présent en standard dans les solutions SAP.
Il propose plusieurs fonctionnalités pour la gestion et l’exploitation des documents.
SAP DMS : Quelles sont les transactions à utiliser ?
Les transactions fonctionnelles liées à la gestion de la documentation sont les suivantes :
De plus, chacune de ces transactions est également accessible via l’arborescence du menu SAP :
Bon à savoir
Dans SAP, la notion de « document » signifie un objet technique auquel des fichiers peuvent y être attachés. A ne pas confondre avec « fichier ». Il est important de noter cette information car de nombreux débutants tombe dans le piège…
Les différentes fonctionnalités de SAP DMS Document Management System
Ainsi, en utilisant le Document Management System proposé par SAP, vous aurez accès à de nombreuses fonctionnalités :
Gestion des metadata
Tout d’abord, les Metadata vous permettront de gérer différentes informations liées aux documents : le statut des documents, les numéros de version, les différentes dates (date de création, date de fin de validité…), la classification, les caractéristiques etc…
Workflow & processus
Par ailleurs, SAP DMS vous permettra de gérer vos différents workflow, tout en ayant la possibilité de se baser sur des Template de documents préalablement définis. De plus, cette solution vous donnera également la possibilité de gérer des processus d’approbation des documents.
Droits & autorisations
A vrai dire, qui d’autre que SAP pour gérer au mieux les droits et les autorisations des utilisateurs ? Ainsi, grâce au système de droits et autorisations SAP, vous allez pouvoir limiter l’accès à certains documents, gérer les actions possibles mais également définir des approbateurs etc…
SAP DMS : Cycle de vie des documents
En effet, un document est une entité « vivante » qui suit son cycle de vie qui lui est propre. Grâce à SAP DMS, vous aurez la possibilité de gérer et suivre l’évolution de vos documents à travers son cycle de vie.
De façon générique, les étapes successives de la vie d’un document peuvent-être représentées via quatre étapes principales :
Création
Tout d’abord, l’étape de création. Le document est conçu pour répondre à un besoin particulier (procédures, instructions, enregistrements etc…).
Validation
Vient ensuite la phase de validation. Le responsable de processus approuve ou non le document créé.
Distribution
Le document étant validé, il peut désormais être partagé aux utilisateurs concernés.
Archivage
Finalement, le document atteint sa destination finale : l’archivage.
Interface connectée au SAP DMS Document Management System
Enfin, vous l’aurez compris, si vous utilisez SAP, vous possédez dors et déjà un DMS. Via la gestion informatisée des documents proposée par SAP, vous disposez des principales fonctionnalités du domaine.
Néanmoins, il est également possible d’utiliser une solution tierce afin d’étendre la plage de fonctionnalité et rendre son utilisation plus ludique. En effet, ces solutions sont bien souvent plus simple et plus facile à prendre en main car plus « user-friendly » pour l’utilisateur.
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Pierre Balbinot
Consultant SAP fonctionnel, expert EAM (Enterprise Asset Management) et PP (Production Planning).
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